Contrat de sous-traitance: les clauses essentielles pour les entrepreneurs

Un contrat de sous-traitance permet à une entreprise ou à un entrepreneur de confier une partie d'un mandat à une autre entreprise ou à un travailleur autonome. Dans le secteur de la construction, par exemple, un entrepreneur général peut faire appel à un électricien, à un plombier ou à un autre entrepreneur spécialisé pour réaliser une portion précise des travaux. Pendant les mois les plus occupés de la rénovation, une sous-traitance bien organisée peut aussi aider à mieux gérer la charge de travail, les clients et les échéanciers tout en protégeant la rentabilité avant l'hiver.

Même lorsqu'un contrat écrit n'est pas expressément exigé par la loi, mettre l'entente par écrit est une précaution importante. Un document clair permet de définir les travaux, le prix, les responsabilités, les délais et la marche à suivre en cas de problème. Il doit aussi rester à jour pendant le projet afin que les modifications, approbations et travaux réalisés puissent être retracés facilement.

Qu'est-ce qu'un contrat de sous-traitance?

Source: Soumission Rénovation

La sous-traitance consiste généralement à confier à un tiers une partie des travaux ou des services qu'une entreprise s'est elle-même engagée à réaliser. La relation implique donc souvent trois acteurs: le client ou maître d'ouvrage, l'entrepreneur principal et le sous-traitant.

Le contrat de sous-traitance encadre principalement la relation entre l'entrepreneur qui confie le mandat et le sous-traitant qui l'exécute. Le client initial n'est pas automatiquement partie à ce contrat.

Au Québec, cette relation peut notamment relever des règles du Code civil du Québec concernant le contrat d'entreprise ou de service. L'entrepreneur ou le prestataire s'engage alors à réaliser un ouvrage ou à fournir un service moyennant un prix.

Un entrepreneur indépendant se distingue aussi d'un salarié par son autonomie: il conserve normalement le choix de ses moyens d'exécution et n'est pas soumis au même lien de subordination qu'un employé.

Pourquoi utiliser un contrat de sous-traitance écrit?

Une entente verbale peut être valide dans certaines situations. En règle générale, le Code civil du Québec permet la formation d'un contrat par le simple échange des consentements, sauf lorsqu'une forme particulière est exigée.

Cela ne signifie pas qu'un accord verbal constitue une bonne pratique. Dès qu'un projet implique des sommes importantes, plusieurs intervenants, des échéanciers précis ou des travaux techniques, l'absence de document détaillé peut rapidement créer des problèmes.

Un contrat écrit permet notamment de:

• Déterminer exactement les travaux confiés au sous-traitant

• Établir le prix et les modalités de paiement

• Fixer les dates et échéances importantes

• Départager les responsabilités

• Préciser les standards de qualité attendus

• Encadrer les modifications aux travaux

• Prévoir la gestion des retards et des défauts

• Déterminer les conditions de résiliation

• Faciliter la preuve de l'entente en cas de litige

Plus le mandat est complexe, plus les clauses doivent être adaptées au projet plutôt que copiées à partir d'un modèle générique.

La sous-traitance est-elle encadrée par la loi au Québec?

Source: Soumission Rénovation

Oui. Plusieurs règles peuvent s'appliquer selon la nature du mandat, le secteur d'activité et les parties impliquées.

Le Code civil du Québec encadre notamment les contrats d'entreprise et de service. Un entrepreneur ou un prestataire peut généralement s'adjoindre un tiers pour exécuter son contrat, sauf lorsque le mandat a été confié en raison de ses qualités personnelles ou lorsque la sous-traitance est incompatible avec la nature du contrat. L'entrepreneur demeure alors responsable de l'exécution envers son propre client.

D'autres obligations peuvent s'ajouter dans les professions réglementées, les travaux de construction et les marchés publics.

Les licences RBQ en construction

Lorsqu'une licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) est requise, il ne suffit pas que l'entrepreneur principal possède sa propre licence.

Avant de confier les travaux, l'entrepreneur doit vérifier si le sous-traitant détient une licence valide ainsi que les sous-catégories correspondant aux travaux qu'il exécutera.

Il est prudent d'inscrire au contrat:

• Le numéro de licence RBQ du sous-traitant

• Les sous-catégories pertinentes

• L'obligation de maintenir la licence en vigueur pendant les travaux

• L'obligation d'aviser rapidement l'entrepreneur principal en cas de suspension, restriction ou annulation

Une vérification au registre de la RBQ devrait également être faite avant la signature.

Les contrats et sous-contrats publics

La sous-traitance liée à un contrat public peut être soumise à des exigences supplémentaires. Selon la valeur et la nature du contrat, des vérifications ou autorisations peuvent notamment être requises auprès de l'Autorité des marchés publics.

Les entreprises doivent aussi tenir compte des règles concernant le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et, lorsque requis, le Registre des entreprises autorisées à contracter ou à sous-contracter.

Une attestation de Revenu Québec peut également être nécessaire dans certaines situations. Comme les seuils et exigences peuvent évoluer, ils devraient être vérifiés au moment de conclure le contrat.

Peut-on signer un contrat de sous-traitance électroniquement?

Un contrat n'a pas nécessairement besoin d'être imprimé pour avoir une valeur juridique. Au Québec, un document technologique peut avoir une valeur équivalente à un document papier lorsque les exigences applicables sont respectées, notamment en matière d'intégrité.

Une plateforme de signature électronique ou un système de gestion de contrats peut donc être utilisé. L'important est de pouvoir conserver un document fiable et établir adéquatement le lien entre le document et les signataires.

Un outil numérique facilite aussi le suivi des versions, annexes, approbations et avenants.

Quelles clauses inclure dans un contrat de sous-traitance?

Source: Soumission Rénovation

Il n'existe pas un modèle unique convenant à tous les projets. Un sous-contrat pour une rénovation résidentielle n'aura pas la même portée qu'un contrat lié à un important chantier commercial.

Certaines clauses demeurent toutefois particulièrement utiles.

1. La désignation des parties

Le contrat doit identifier clairement les personnes ou entreprises qui s'engagent.

Pour une entreprise québécoise, on peut notamment indiquer:

• Le nom légal de l'entreprise

• Son adresse

• Son numéro d'entreprise du Québec (NEQ), lorsque pertinent

• Les coordonnées du représentant autorisé

• Le numéro de licence RBQ, lorsque requis

Les mentions comme le numéro SIRET, le registre du commerce et des sociétés ou le capital social proviennent généralement de modèles français et ne devraient pas être copiées automatiquement dans un contrat québécois.

2. L'objet du contrat et la description des travaux

La description du mandat est l'une des parties les plus importantes du document.

Évitez les formulations imprécises comme « effectuer les travaux électriques nécessaires ». Indiquez plutôt clairement ce qui est compris et, lorsque pertinent, ce qui est exclu.

Le contrat peut faire référence à des documents annexés:

• Plans

• Devis

• Dessins d'atelier

• Soumission acceptée

• Échéancier

• Liste de matériaux

• Fiches techniques

• Directives particulières du chantier

Il faut également déterminer quel document prévaut si deux pièces se contredisent.

3. Les modalités d'exécution

Cette section précise comment le mandat doit être réalisé.

Selon le projet, elle peut couvrir les heures d'accès au chantier, la coordination avec les autres corps de métier, les matériaux à fournir, le nettoyage, l'entreposage, la protection des surfaces et les procédures de réception.

Le contrat peut également préciser les normes techniques, plans et exigences réglementaires applicables.

4. Les obligations des parties

Les responsabilités de l'entrepreneur principal et du sous-traitant devraient être définies séparément.

Le sous-traitant peut notamment fournir sa main-d'oeuvre, son équipement, ses outils ou certains matériaux. L'entrepreneur principal peut être responsable de l'accès au chantier, de certains renseignements techniques ou de la coordination générale.

L'objectif est d'éviter qu'une tâche ou une dépense importante tombe dans une zone grise.

5. Le prix et les modalités de paiement

Le contrat doit expliquer clairement la façon dont la rémunération est calculée.

Il peut s'agir:

• D'un prix forfaitaire

• D'un taux horaire

• D'un prix par unité

• D'une combinaison de plusieurs méthodes

Précisez également les taxes applicables, les modalités de facturation, les documents nécessaires au paiement et le calendrier des versements.

Lorsque des paiements progressifs sont prévus, rattachez-les autant que possible à des étapes vérifiables du projet.

6. Les travaux supplémentaires et les modifications

Les changements en cours de chantier sont une source fréquente de désaccords. Le contrat devrait donc prévoir une procédure claire.

Une modification devrait idéalement être approuvée par écrit avant son exécution et préciser:

• Le changement demandé

• Son coût

• Son effet sur l'échéancier

• Les matériaux ou travaux concernés

Cette procédure réduit le risque qu'une partie considère un travail comme inclus alors que l'autre le considère comme un supplément.

7. La durée du contrat et l'échéancier

Indiquez la date prévue de début, les principales étapes et la date d'achèvement lorsque celles-ci peuvent être déterminées.

Le contrat peut aussi prévoir la façon de traiter les retards attribuables à des circonstances hors du contrôle du sous-traitant, comme certains problèmes d'approvisionnement ou une impossibilité temporaire d'accéder au chantier.

Les pénalités automatiques mal définies devraient toutefois être évitées. Une clause comportant des conséquences financières importantes mérite une révision juridique.

8. Le contrôle et la réception des travaux

Le contrat peut établir une procédure permettant de vérifier les travaux avant de les considérer comme terminés.

Il peut notamment prévoir:

• Une inspection à la fin du mandat

• Une liste de déficiences

• Un délai pour effectuer les corrections

• Les documents devant être remis

• Les critères permettant de considérer les travaux comme acceptés

La réception des travaux peut avoir des conséquences juridiques importantes. Pour un chantier complexe, cette clause devrait être rédigée avec soin.

9. Les assurances, permis et exigences réglementaires

Selon la nature des travaux, le contrat peut exiger certaines assurances et préciser qui doit obtenir les permis ou autorisations nécessaires.

Il est aussi utile d'indiquer que chaque partie doit respecter les lois, règlements et exigences applicables à ses activités, notamment les licences, normes de sécurité et obligations relatives à la main-d'oeuvre.

Une clause de conformité ne remplace toutefois pas les vérifications nécessaires avant et pendant les travaux.

10. La responsabilité et les garanties

Une clause de responsabilité précise ce qui arrive lorsqu'une partie cause un dommage ou n'exécute pas correctement ses obligations.

Elle doit être adaptée au type de travaux et aux risques du projet. Les contrats plus importants peuvent aussi prévoir des exigences particulières d'assurance ou certaines garanties financières.

Les expressions « obligation de moyens » et « obligation de résultat » doivent être utilisées avec prudence, puisque le niveau d'obligation applicable dépend de la nature de la prestation et du cadre juridique.

11. La confidentialité et la propriété intellectuelle

Une clause de confidentialité n'est pas nécessaire dans chaque sous-contrat de construction. Elle peut toutefois être utile lorsque le sous-traitant a accès à des renseignements commerciaux, techniques ou personnels sensibles.

Pour les mandats de conception, d'architecture, d'ingénierie, de dessin ou de création de contenu, le contrat peut aussi préciser les droits d'utilisation de la propriété intellectuelle.

Lorsque des professionnels réglementés sont impliqués, leurs obligations professionnelles et déontologiques doivent être respectées.

12. Le recours à d'autres sous-traitants

Le contrat devrait préciser si le sous-traitant peut lui-même confier une partie des travaux à un autre entrepreneur.

Une clause peut interdire cette sous-traitance supplémentaire sans autorisation préalable ou imposer certaines conditions.

En construction, toute entreprise à qui sont confiés des travaux nécessitant une licence doit posséder les licences et sous-catégories appropriées.

13. Les modalités de rupture et de résiliation

Un contrat devrait expliquer comment chaque partie peut y mettre fin et ce qui se produit ensuite.

La clause peut traiter:

• Des manquements permettant la résiliation

• Des avis à transmettre

• Des délais accordés pour corriger un défaut

• Du paiement des travaux déjà réalisés

• De la remise des matériaux et documents

• De la récupération des équipements

Une clause de résiliation ne remplace toutefois pas automatiquement les règles applicables du Code civil du Québec.

14. Les cas de force majeure

Une clause de force majeure peut préciser les conséquences d'un événement imprévisible et irrésistible empêchant réellement l'exécution d'une obligation.

Elle peut prévoir la transmission d'un avis, la suspension de certaines obligations et les effets sur l'échéancier.

Il faut éviter de qualifier automatiquement tout retard ou difficulté commerciale de force majeure.

15. Le règlement des différends

Mieux vaut déterminer la procédure de résolution d'un conflit avant qu'il survienne.

Le contrat peut notamment prévoir une négociation entre les responsables du projet suivie d'une médiation.

Certaines ententes comprennent également une clause d'arbitrage. Comme celle-ci peut modifier considérablement la façon dont un litige sera réglé, elle devrait être rédigée ou vérifiée par un professionnel du droit.

Comment rédiger un contrat de sous-traitance étape par étape

Avant de remplir un modèle, définissez précisément le mandat et rassemblez les plans, soumissions, échéanciers, prix et exigences techniques nécessaires.

Vous pouvez ensuite suivre cette démarche:

1. Identifier précisément les parties

2. Décrire les travaux et les exclusions

3. Vérifier les licences et autorisations

4. Déterminer le prix et la méthode de facturation

5. Fixer les échéances et responsabilités

6. Prévoir une procédure pour les changements

7. Définir les critères de réception des travaux

8. Encadrer les situations de défaut, retard et résiliation

9. Déterminer le processus de règlement des différends

10. Faire relire le document lorsque les risques juridiques ou financiers sont importants

11. Faire signer la version définitive par les personnes autorisées

12. Conserver le contrat et toutes ses modifications

La gestion du contrat ne s'arrête pas à sa signature. La version utilisée pendant le projet doit toujours correspondre à l'entente réellement en vigueur.

Comment gérer les modifications et les avenants pendant le projet?

Source: Source: Groupe Able

Une modification peut toucher le prix, l'échéancier, les matériaux, la portée des travaux ou les responsabilités. Dès qu'elle change ce qui avait été convenu, elle devrait être documentée.

Dans les projets plus complexes, les changements peuvent être consignés dans un avenant, un ordre de changement ou un autre document approuvé par les parties.

Documenter chaque changement

Un document de modification devrait généralement indiquer:

• Le contrat auquel il se rattache

• La date de la modification

• Une description précise du changement

• Le montant ajouté ou retranché

• L'incidence sur l'échéancier

• Les plans ou devis concernés

• La date d'entrée en vigueur

• L'approbation des représentants autorisés

Si une instruction urgente est donnée verbalement sur le chantier, confirmez-la rapidement par écrit.

Une conversation téléphonique ne devrait pas être le seul endroit où sont consignés un changement de prix, une modification importante des travaux ou un report d'échéancier.

Contrôler les versions du contrat

Lorsqu'un projet comporte plusieurs modifications, attribuez une date ou un numéro à chaque avenant et conservez une liste des changements approuvés.

Les plans, devis et annexes modifiés doivent eux aussi être clairement identifiables.

Évitez d'écraser les anciennes versions: conserver l'historique permet de retracer l'évolution de l'entente.

Vérifier qui peut approuver une modification

Toutes les personnes présentes sur un chantier ne sont pas nécessairement autorisées à modifier le contrat.

Le document peut donc préciser quels représentants peuvent approuver un changement ayant une incidence sur le prix, les travaux ou les délais.

Comment organiser le suivi documentaire du contrat?

Un contrat bien rédigé perd une partie de son utilité si personne ne peut retrouver la dernière version ou l'approbation d'un changement.

Centralisez les pièces importantes dans un même dossier physique ou numérique, notamment:

• Le contrat signé

• Les annexes et devis

• Les plans applicables

• Les avenants et ordres de changement

• Les soumissions révisées

• Les approbations écrites

• Les factures et preuves de paiement

• Les rapports d'inspection

• Les listes de déficiences

• Les garanties et fiches techniques

• Les preuves d'assurance

• Les documents relatifs aux licences et autorisations

• Les échanges importants concernant le prix, l'échéancier ou la portée des travaux

L'objectif n'est pas de conserver chaque échange, mais de pouvoir retracer les décisions qui modifient les obligations contractuelles.

Utiliser une méthode de classement cohérente

Une convention comprenant la date, le numéro du document et une courte description facilite la recherche.

Pour les projets comportant plusieurs intervenants, un logiciel de gestion documentaire ou de gestion de contrats peut faciliter le suivi, sans être indispensable.

Comment suivre l'exécution du contrat jusqu'à la réception des travaux?

La signature ne garantit pas à elle seule que les travaux seront conformes. Le suivi doit se poursuivre pendant l'exécution.

Selon la nature du mandat, vérifiez notamment:

• L'avancement par rapport à l'échéancier

• La conformité aux plans et devis

• Les matériaux ou équipements prévus

• Les travaux devant être inspectés avant d'être recouverts

• Les modifications approuvées

• Les déficiences signalées

• Les documents ou livrables attendus

L'objectif est de déceler les écarts assez tôt pour pouvoir les corriger.

Ce contrôle doit toutefois porter sur les résultats et les obligations prévues au contrat, sans transformer inutilement la relation avec un sous-traitant indépendant en contrôle de ses moyens de travail.

Documenter les déficiences

Lorsqu'un travail ne respecte pas les exigences convenues, décrivez précisément le problème et la correction attendue.

Une liste de déficiences peut indiquer l'emplacement, le travail concerné, la correction demandée et, lorsque pertinent, le délai prévu.

Des photos datées peuvent également aider à documenter l'état des travaux.

Préparer la réception finale

Avant de considérer le mandat comme terminé, vérifiez les critères de réception prévus au contrat.

Selon les travaux, il peut rester à:

• Inspecter les travaux terminés

• Confirmer la correction des déficiences

• Recevoir les garanties

• Obtenir les manuels ou fiches techniques

• Récupérer les plans ou documents finaux

• Confirmer les montants encore dus

• Fermer les modifications en suspens

Il est préférable de documenter clairement la fin du mandat plutôt que de présumer que l'absence de nouvelles interventions signifie que tout a été accepté.

Comment gérer les risques pendant toute la durée du contrat?

Certaines vérifications faites avant la signature peuvent devoir être répétées pendant un projet de longue durée.

Lorsque pertinent:

• Vérifiez de nouveau les licences si la portée des travaux change

• Assurez-vous que les assurances exigées demeurent en vigueur

• Réévaluez les permis, qualifications et autorisations lors d'un avenant important

• Documentez rapidement les retards, documents manquants ou autres écarts contractuels

Un problème est généralement plus facile à gérer lorsqu'il est consigné au moment où il survient plutôt qu'à la fin du projet.

Modèle simplifié de contrat de sous-traitance

Source: Soumission Rénovation

Le modèle suivant peut servir de point de départ. Il ne remplace pas un contrat adapté aux particularités du chantier ni les conseils d'un avocat.

Parties:

Le présent contrat est conclu entre [nom légal de l'entrepreneur principal], ayant son établissement à [adresse], NEQ [numéro], représenté par [nom et fonction], ci-après "l'entrepreneur principal", et [nom légal du sous-traitant], ayant son établissement à [adresse], NEQ [numéro], représenté par [nom et fonction], ci-après "le sous-traitant".

Objet du contrat:

• Le sous-traitant s'engage à réaliser les travaux suivants: [description précise].

• Les travaux exclus du présent contrat sont: [exclusions].

• Les documents suivants font partie du contrat: [plans, devis, soumission, annexes].

Prix:

Le prix convenu est de [montant] $, plus les taxes applicables, selon la méthode suivante: [forfait, taux horaire ou autre].

Paiement:

Les factures seront présentées [fréquence ou étapes]. Le paiement sera effectué selon les conditions suivantes: [modalités].

Échéancier:

Les travaux doivent débuter le [date] et leur achèvement est prévu le [date], sous réserve des modifications approuvées et des circonstances prévues au contrat.

Modifications:

• Aucun travail supplémentaire ayant une incidence sur le prix ou l'échéancier ne doit être entrepris sans approbation écrite préalable.

• Chaque modification doit préciser les travaux visés, son incidence sur le prix et l'échéancier ainsi que sa date d'entrée en vigueur.

Conformité:

Le sous-traitant s'engage à maintenir pendant l'exécution des travaux toutes les licences, autorisations et assurances exigées pour les travaux qui lui sont confiés.

Réception des travaux:

À la fin du mandat, les travaux seront vérifiés selon les critères suivants: [critères]. Les déficiences devront être corrigées selon les modalités convenues.

Résiliation:

Les conditions et conséquences d'une résiliation sont les suivantes: [conditions, avis, paiement des travaux exécutés et remise des documents].

Règlement des différends:

Les parties conviennent de suivre le processus suivant en cas de différend: [négociation, médiation ou autre mécanisme approprié].

Signatures:

• Signé à [ville], le [date].

• [Nom et signature du représentant de l'entrepreneur principal]

• [Nom et signature du représentant du sous-traitant]

Ce modèle devrait être complété selon les particularités du projet, notamment pour les travaux réglementés, contrats publics, mandats professionnels ou projets comportant des risques financiers élevés.

Quand consulter un avocat?

Un modèle standard peut suffire pour structurer une entente simple, mais certaines situations justifient une révision juridique.

Il peut être prudent de consulter un avocat lorsque:

• Le contrat représente une somme importante

• Les travaux comportent des risques élevés

• Une clause limite fortement la responsabilité

• Des pénalités importantes sont prévues

• Une clause d'arbitrage est envisagée

• Le contrat est lié à un marché public

• Plusieurs niveaux de sous-traitance sont prévus

• Des droits de propriété intellectuelle sont en jeu

• Un professionnel réglementé intervient

• Les parties ne s'entendent pas sur leurs responsabilités

• Une modification importante change la répartition des risques

Une consultation avant la signature ou l'approbation d'un avenant important est généralement plus simple que de tenter d'interpréter une clause imprécise après le début d'un litige.

Bien encadrer la sous-traitance du début à la fin

Un bon contrat de sous-traitance doit refléter ce qui a réellement été convenu entre les parties. Le mandat, le prix, l'échéancier, les responsabilités, les modifications, la réception des travaux et les conditions de résiliation doivent être suffisamment précis pour être compris de la même façon par tous.

Cette rigueur doit se poursuivre après la signature. Documenter les avenants, conserver les versions approuvées, suivre les travaux et vérifier les exigences importantes permettent de garder le contrat fiable jusqu'à la fin du mandat. Dans le secteur de la construction au Québec, ces pratiques doivent aussi s'accompagner des vérifications réglementaires appropriées, notamment concernant les licences RBQ.

FAQ sur les contrats de sous-traitance

Est-ce qu'un contrat de sous-traitance écrit est obligatoire au Québec?

Pas nécessairement dans tous les cas. Le Code civil du Québec permet généralement la formation d'un contrat par l'échange des consentements, sauf lorsqu'une règle particulière impose une forme précise. Un contrat écrit demeure toutefois fortement recommandé pour établir clairement la portée du mandat et faciliter la preuve de l'entente.

Quelle est la différence entre un sous-traitant et un employé?

Un sous-traitant exerce normalement son activité de façon indépendante et conserve une autonomie dans ses moyens d'exécution. Un employé travaille plutôt dans une relation caractérisée notamment par un lien de subordination. Le titre inscrit au contrat ne suffit pas à déterminer le véritable statut de la relation.